12 Wochen auf dem Weg zur AI-driven Agency
Praxisbeispiel · 12-Wochen-Sprint
Von individueller KI-Nutzung zum gemeinsamen Betriebsmodell – wie Plietsch durch den 12-Wochen-Sprint KI-Kompetenz strategisch im Team verankert und damit die Grundlage für wirksamere Agenturarbeit schafft.
45
Assistenten im Einsatz
4
AI-Ambassadors, eine Person je Team
50 %
weniger Zeit für die Vorbereitung von Kundenterminen
Plietsch auf einen Blick
Plietsch ist eine Bremer Digitalagentur mit 23 Mitarbeitenden – spezialisiert auf Media Design, Web-Entwicklung, Performance Marketing, Employer Branding und Sports Marketing. Die Agentur arbeitet für Kunden aus verschiedenen Branchen und versteht sich als Partner für kreative und digitale Konzepte: von der Strategie bis zur technischen Umsetzung.
Der Anspruch von Plietsch: zukunftsorientiert arbeiten – für Kundenprojekte ebenso wie für die eigene Organisation. Entsprechend beschäftigt sich die Agentur früh mit neuen Technologien und der Frage, wie digitale Entwicklungen sinnvoll in Strategie, Kreation und Umsetzung integriert werden können. Dabei geht es nicht um Technologie um ihrer selbst willen, sondern darum, menschliche Kreativität, strategische Urteilskraft und neue technologische Möglichkeiten so zu verbinden, dass bessere Arbeit und mehr Wirkung entstehen.
Ausgangslage: Viel Interesse, viele Perspektiven
und der Wunsch nach Struktur
Die Situation
Vor dem Sprint war KI bei Plietsch bereits präsent. Einzelne Mitarbeitende nutzten ChatGPT, Gemini oder Claude für Texte, Ideenfindung oder Recherche. Gleichzeitig gab es unterschiedliche Erfahrungen, Fragen und Perspektiven im Team – von großer Neugier bis zu berechtigten Überlegungen zu Qualität, rechtlicher Sicherheit und dem verantwortungsvollen Einsatz im Kundenkontext.
Diese Vielfalt war kein Hindernis, sondern ein wichtiger Ausgangspunkt: Wenn KI professionell in einer Agentur verankert werden soll, braucht es Raum für Fragen, klare Prinzipien und ein gemeinsames Verständnis dafür, wo KI unterstützt – und wo weiterhin menschliche Kreativität, Verantwortung und Urteilskraft entscheidend bleiben.
Der Ausgangspunkt
Die Team-Umfrage vor Projektstart zeigte:
53% nutzten KI täglich – mit unterschiedlichen Tools, Routinen und Erfahrungsständen
Zentrale Fragen Qualitätssicherung, rechtliche Rahmenbedingungen, verantwortungsvoller Einsatz und sinnvolle Grenzen
Größter Wunsch Praxis-Training für Prompts und konkrete Use Cases für den Agenturalltag
Damit wurde deutlich: Plietsch musste nicht erst von KI überzeugt werden. Die Agentur wollte den nächsten Reifegrad erreichen – weg von individueller Nutzung einzelner Tools, hin zu einem professionellen, transparenten und teamweiten Ansatz.
Warum jetzt?
Florian Jamer, Geschäftsführer von Plietsch, hatte die Vision klar: „AI-driven Agency“ – nicht als Technologieprojekt, sondern als zukünftiges Betriebsmodell und Wettbewerbsvorteil. KI sollte Mitarbeitende stärken, repetitive Aufgaben erleichtern und Freiraum schaffen für das, was Agenturarbeit besonders macht: Kreativität, Strategie, Qualität, Urteilskraft und Kundenbeziehungen.
Die Frage war nicht, ob KI eine Rolle spielen würde, sondern wie Plietsch sie bewusst, wirksam und werteorientiert in die Organisation integriert – und wie daraus perspektivisch bessere, schnellere und wirksamere Lösungen für Kunden entstehen können.
„Unser Ziel war es, unseren KI-Reifegrad strukturiert zu erfassen, geeignete Anwendungsfälle zu priorisieren und eine umsetzbare Roadmap zu entwickeln. Außerdem wollten wir Kompetenzen im Team gezielt aufbauen und organisatorische Rahmenbedingungen klarer definieren.“
Zielbild: Eine zukunftsfähige, lernende AI-driven Agency
Plietsch hatte Langdock bereits als datenschutzkonforme Plattform gewählt und mit Martje eine AI Product Managerin benannt. Doch die eigentliche Aufgabe ging über ein Tool hinaus: Wie wird aus individueller KI-Erfahrung ein gemeinsames Betriebsmodell? Wie entstehen sinnvolle Use Cases aus echten Arbeitsprozessen? Wie wird das Team so befähigt, dass KI langfristig eigenständig weiterentwickelt werden kann?
Genau dafür brachten wir als KI-Transferzentrum unseren 12-Wochen-Sprint mit: ein strukturierter Transferprozess entlang der realen alltäglichen Aufgaben, priorisierten Use Cases, praktischer Befähigung und messbaren Ergebnissen. Entwickelt mit der Erfahrung aus der Zusammenarbeit mit über 30 Unternehmen in Bremen und umzu.
Plietsch hatte die klare Zielstellung, mit dem Sprint in die Zukunft zu investieren. Die Technologie sollte die Mitarbeitenden stärken, es ihnen ermöglichen, Kunden noch besser zu begleiten und mit neuen Arbeitsweisen langfristig zukunftsfähig zu bleiben. KI versteht Plietsch dabei als Werkzeug zur Unterstützung von Kreativität, Qualität und Produktivität, während kritische Entscheidungen, Verantwortung und Urteilskraft weiterhin beim Menschen bleiben. Der Wertekompass aus Transparenz, Zusammenarbeit auf Augenhöhe und Kundenorientierung bildet auch künftig die Basis der Arbeit. Der strategische Anspruch dahinter lässt sich auf drei Prinzipien verdichten: Human first. AI driven. Impact focused.
Human first. AI driven. Impact focused.
So sind wir vorgegangen
Der 12-Wochen-Sprint: Struktur, Befähigung, Umsetzung
Woche 1–3 Phase 1 – Zielbild und Roadmap
Was wir gemacht haben: Vor dem offiziellen Start führten wir eine anonyme Team-Umfrage durch, um Nutzungsstand, Wünsche und Fragen sichtbar zu machen.
Auf dieser Basis moderierten wir einen vierstündigen Strategie-Workshop mit dem Kernteam: Aus 9 Use-Case-Ideen identifizierten wir gemeinsam mit bewährten Priorisierungsmethoden die 4 vielversprechendsten Anwendungsfälle.
Anschließend holten wir in einem Management-Buy-in-Termin die Geschäftsführung verbindlich ins Boot und verabschiedeten die Roadmap.
Ergebnis: Klares Zielbild, 4 priorisierte Use Cases, freigegebene Roadmap und gemeinsame Prinzipien für verantwortungsvollen KI-Einsatz.
Woche 4–8 Phase 2 – Team-Befähigung & Plattform-Setup
4 h
KI-Führerschein für das gesamte Team
4
AI-Ambassadors, eine Person je Team
On Brand
Plattform aufs Unternehmen angepasst
KI-Führerschein: Wir schulten das gesamte Team im vierstündigen KI-Führerschein-Workshop – unserem speziell für den Mittelstand entwickelten Format – mit Grundlagen des Promptings, Augmentation-Strategien und Best Practices für die Zusammenarbeit mit KI. Im Fokus stand nicht Automatisierung um jeden Preis, sondern die Frage: Wie kann KI Mitarbeitende im Alltag stärken, ohne Verantwortung, Qualität und Kreativität aus der Hand zu geben?
Langdock Kick-Start: Gemeinsam mit der AI Product Managerin und den designierten AI-Ambassadors strukturierten wir den Plattformstart: Unternehmenskontext, Wissensquellen und erste Datenanbindungen wurden so vorbereitet, dass sie im Arbeitsalltag direkt eingesetzt werden konnten – eingebettet in klare Prinzipien und konkrete Prozesse.
AI-Ambassadors ernannt: Wir identifizierten 4 Power-User – für jedes Team eine verantwortliche Person – und entwickelten sie zu internen KI-Multiplikator:innen. Sie wurden nicht nur Anwender:innen, sondern Gestalter:innen: Sie übersetzten auch Teamprozesse in klare Abläufe, sammelten Feedback und brachten neue Ideen aus dem Arbeitsalltag in die Umsetzung.
Die Prototypen für den Reporting-Assistenten, den Kundengesprächs-Vorbereiter, den Code-Review & QA, den Design-Adaptor und den Kundenbriefing-Assistenten entstanden damit nah an den Teams und konkreten Kundenanforderungen.
Ergebnis: Erste Prototypen entstanden nah an den Teams und an konkreten Kundenanforderungen.
Woche 9–12 Phase 3 – Use Cases bauen und skalieren
2 × 3 h
Ambassador-Schulungen
Live-Demos
Was funktioniert und was nicht
Use Case Factory
als wiederholbares Verfahren
In zwei intensiven Ambassador-Schulungen (je 3 h) vermittelten wir die Methodik, wie man aus Arbeitsprozessen wirkungsvolle KI-Anwendungen baut: Wie übersetzt man Prozesse in KI-Assistenten? Wie entsteht ein Langdock-Agent, der im Arbeitsalltag wirklich funktioniert? Und wie bewertet man, ob ein Use Case reif für die Umsetzung ist?
Außerdem begleiteten wir die Ambassadors bei der Umsetzung ihrer Use Cases: Ausgehend von Herausforderungen und Engpässen schärften wir gemeinsam die Prompts, fanden die richtigen Datengrundlagen und Integrationen. Die Ambassadors zeigten in Live-Demos, was gut und nicht so gut funktionierte und machten sichtbar und messbar, wo KI entlastet, Qualität sichert oder Vorbereitung beschleunigt.
Den Abschluss bildete die Use Case Factory, unser erprobtes Framework zur Erfassung, Ergründung und Priorisierung von Use Cases aller Art. Damit verfügt Plietsch über ein skalierbares Operating Model für die Bearbeitung aller zukünftigen Anwendungsfälle: Neue Ideen können systematisch gesammelt, bewertet, getestet und weiterentwickelt werden.
Ergebnis: Plietsch kann neue Use Cases selbst erfassen, priorisieren und bauen.
„In der Zeit zwischen den beiden Ambassador-Workshops ist in den Teams etwas wirklich Cooles passiert, denn auf einmal sprachen alle Ambassadors von neuem Schub in den Teams und total vielen Ideen für weitere Use Cases – genau das hatten wir uns erhofft!“
Ergebnisse
Von Aktivierung zu Wirkung
KI ist bei Plietsch im Arbeitsalltag angekommen: regelmäßig, teamübergreifend und deutlich bewusster als zu Beginn.
Plattform-Nutzung (Feb–Mai 2026)
9.300
Gesamt-Nachrichten (Feb–Mai 2026)
34 %
davon an Assistenten
100 %
der Mitarbeitenden nutzen KI
1.728
Februar
2.441
März
2.604
April
2.527
Mai
Nachrichten pro Monat auf der Plattform, im Mai mit 23 aktiven Nutzer:innen. Dazu kommen 45 Assistenten und 25 Projekte.
Drei produktive Use-Case-Prototypen
Use Case 1 · Prototyp
Kundengesprächs-Vorbereiter
Ausgangssituation: Die Vorbereitung von Kundenterminen erforderte Recherchezeit und hing stark von individuellen Routinen ab.
Lösung: Agent analysiert Kunden-Website + CRM-Daten → liefert strukturiertes Briefing mit Background-Infos, Fragenkatalog (5–10 Fragen), Quick Facts und Wettbewerbseinordnung. So entsteht ein standardisierter, geteilter Prozess für das gesamte Team.
Einheitliche Qualität
Wirkung: Bessere Vorbereitung, einheitlichere Qualität und rund 50% Zeitersparnis (60 Min. → 30 Min. pro Termin).
Use Case 2 · Prototyp
Reporting-Assistent
Ausgangssituation: Reporting-Vorbereitung für Kunden war zeitaufwändig – Zahlen lagen vor, aber Interpretation und Aufbereitung für den jeweiligen Kontext des Kunden mussten manuell ergänzt werden.
Lösung: Agent verarbeitet Daten-Exporte und liefert den monatlichen Kunden-Report mit Veränderungen, Interpretation und Handlungsempfehlungen.
Mehr Zeit für Beratung
Wirkung: Das Team gewinnt Zeit für Einordnung, Beratung und Kundenkommunikation – statt reiner Aufbereitung.
Use Case 3 · Prototyp
Code-Review & QA
Ausgangssituation: Webseitenprüfungen und QA-Checks erforderten viel Sorgfalt und wurden je nach prüfender Person unterschiedlich durchgeführt.
Lösung: Agent reviewt Qualitätsdaten aus der Prüfsoftware, definiert Maßnahmen zur Verbesserung und Checklisten für die Umsetzung. Teile der ursprünglich angedachten Aufgaben innerhalb dieses Prozesses sind in andere Use Cases eingeflossen und andernorts umgesetzt worden.
Konsistente Prüfung
Wirkung: Mehr Konsistenz in der Qualitätsprüfung und 20–50% Zeitersparnis je nach Aufgabe.
Qualitative Wirkung: Neues Mindset, neue Routinen
Innovationsmentalität Das Team hat KI als gestaltbares Werkzeug erlebt – konkret, alltagstauglich und mit klaren Leitplanken.
Kompetenzaufbau statt Ersatzlogik Mitarbeitende wurden befähigt, KI bewusst einzusetzen, Ergebnisse einzuordnen und Verantwortung zu behalten.
Ambassadors als Multiplikator:innen Die 4 Ambassadors sind interne Ansprechpartner:innen. Das Team wendet sich bei Fragen direkt an sie; Use Cases werden gemeinsam ausgearbeitet, umgesetzt und vorgestellt.
Skalierbares Operating Model Mit der Use Case Factory und den aufgebauten Teamprozessen verfügt Plietsch über ein Vorgehensmodell, um laufend neue KI-Anwendungsfälle strukturiert zu identifizieren, zu bewerten und weiterzuentwickeln.
Plattform-Reife 45 Assistenten und 25 Projekte zeigen: KI ist fester Bestandteil der Arbeitsorganisation.
„Wenn ich sehe, wie sich unsere Teams seit dem Start des Sprints entwickelt haben, ist das für mich der größte Erfolg: KI ist bei uns kein Sonderprojekt mehr, sondern selbstverständlicher Teil des Arbeitsalltags. Die Kolleginnen und Kollegen nutzen sie, lernen voneinander und entwickeln unsere Art zu arbeiten gemeinsam weiter. Genau das wollten wir erreichen. Aber das ist erst der Anfang: Jetzt müssen wir aus diesem neuen Arbeiten bessere Lösungen und messbar mehr Wirkung für unsere Kunden schaffen. Denn KI ist für uns kein Selbstzweck – entscheidend ist, was wir damit für unsere Kunden besser machen.“
Learnings aus dem Sprint
Hypothesen testen, Erkenntnisse gewinnen, Wirkung fokussieren
Der Sprint basiert auf unseren Erfahrungen aus der agilen Softwareentwicklung und unserem Transfer-Ansatz: Nicht Technologie-Push, sondern bedarfsorientierte Begleitung mit klaren Lernschleifen. Dazu gehört auch, Ideen frühzeitig zu testen, aus den Ergebnissen zu lernen und Ressourcen bewusst auf die wirkungsvollsten Anwendungen zu konzentrieren.
Für den Design-Adaptor lautete die Ausgangshypothese, dass sich Bildbearbeitungsprozesse und insbesondere Variantenerstellungen sinnvoll über die gewählte KI-Plattform abbilden lassen. Schon früh im Sprint zeigte sich jedoch, dass spezialisierte Tools hier deutlich besser geeignet sind. Dadurch konnten wir uns gezielt dafür entscheiden, die Zeit in andere Use Cases zu investieren, die innerhalb von Langdock deutlich mehr Mehrwert bieten. So entstanden parallel einige weitere Prototypen in den Teams, unter anderem der Kundenbriefing-Assistent, der sehr gut zum Plattform-Profil passte und noch während des Sprints produktiv nutzbar wurde.
Nach dem Sprint
KI-Kompetenz dauerhaft verankern
Der Sprint ist der Proof of Capability. Jetzt geht es darum, interne Produktivität in Kundennutzen zu übersetzen.
Die KI-Reise von Plietsch ist noch nicht zu Ende. Nach dem Sprint geht es darum, KI-Kompetenz dauerhaft in Routinen, Verantwortlichkeiten, Qualitätsprozessen und Kundenarbeit zu verankern – und den erreichten internen Reifegrad konsequent in zusätzlichen Kundennutzen zu übersetzen.
Nächste Schritte bei Plietsch
- Bestehende Prototypen zu stabilen Arbeitsprozessen ausbauen
- Weitere Use Cases durch das Ambassador-Team priorisieren und umsetzen
- Regelmäßige Check-ins und Wissensaustausch zwischen den Teams
- Wirkung an Qualität, Geschwindigkeit, Output und wirtschaftlichem Mehrwert messen
Die strukturierte Begleitung durch das KI-Transferzentrum hat Plietsch befähigt, KI eigenständig weiterzuentwickeln. Mit der Use Case Factory kann das Team neue KI-Anwendungsfälle identifizieren, bewerten und umsetzen. Die Ambassadors sind ausgebildet, die Plattform ist eingerichtet und das Team hat ein gemeinsames Verständnis dafür entwickelt, wie KI bei Plietsch wirken soll: als Werkzeug für bessere Arbeit, stärkere Teams und zukunftsfähige Agenturprozesse. Damit ist die Grundlage geschaffen. Der nächste Entwicklungsschritt besteht darin, KI noch systematischer mit Strategie, Kreation, Performance, Daten und Kundenarbeit zu verbinden.
„Es ist ein Wissensaustausch entstanden, der maximal fördernd ist. Jeden Dienstag sprechen wir, direkt aus den Teams heraus, Cases aus den Fachabteilungen durch – da werden Erfahrungswerte geteilt, von denen alle profitieren!“
Der Sprint ist abgeschlossen – aber die eigentliche Veränderung beginnt im Alltag. Plietsch hat KI nicht als einmaliges Projekt eingeführt, sondern als neue Arbeitsweise verankert: mit befähigten Ambassadors, klaren Routinen, einer gemeinsamen Plattform und einem Prozess, mit dem neue Use Cases kontinuierlich weiterentwickelt werden. Aus individueller Tool-Nutzung ist ein gemeinsames Betriebsmodell geworden – durch methodische Begleitung, praxisnahe Formate und gezielten Kompetenzaufbau im Team. Damit ist Plietsch ein konkreter Schritt auf dem Weg zur AI-driven Agency gelungen. Der Sprint ist dabei nicht das Ende der Transformation, sondern der Proof of Capability: Plietsch hat gezeigt, dass die eigene Organisation lernen und sich verändern kann. Nun geht es darum, diesen Vorsprung in bessere Lösungen, stärkere Beratung und messbar mehr Wirkung für Kunden zu übersetzen.
Die Richtung ist klar: Human first. AI driven. Impact focused. Nicht KI um der KI willen, sondern Technologie dort, wo sie Menschen stärkt, neue Möglichkeiten eröffnet und wirksamere Agenturarbeit ermöglicht.
Wir sind sehr gespannt, wie es mit Plietsch in Zukunft weitergeht!
Eine Case Study des KI-Transferzentrums | Jasser Saad & Anna Cordes | September 2026
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