Von der ersten Orientierung zur KI-Plattform
Praxisbeispiel · Begleitung Feb–Juni 2026
Wie ein Logistik-Dienstleister mit Unterstützung des RZ.Nord eine fundierte KI-Strategie entwickelt und umgesetzt hat.
meinGPT
als eigene KI-Plattform eingeführt
7
KI-Ambassadors ausgebildet
ca. 20
Pilotnutzer:innen im Alltag
Zusammenfassung: KI bei PTS
PTS Logistics startete mit der Frage, wo KI im Arbeitsalltag eines Logistikunternehmens echten Nutzen stiften kann. Im begleiteten Prozess entstanden eine priorisierte Use-Case-Übersicht, eine fundierte Plattformentscheidung für meinGPT und ein geschultes Ambassador-Team.
Ergebnis: 3 geprüfte Plattformen, 7 KI-Ambassadors, ca. 20 Pilotnutzer:innen und erste Anwendungsfälle – von der offenen KI-Frage zur verankerten Roadmap.
Wirkung im Alltag: Erste Pilotanwendungen entlasten bei wiederkehrenden Aufgaben – etwa bei der Angebotserstellung, der täglichen E-Mail-Korrespondenz und dem Zugriff auf internes Wissen.
Die Geschichte dahinter
PTS auf einen Blick
PTS Logistics ist ein mittelständischer Logistik-Dienstleister mit rund 140 Mitarbeitenden, verteilt auf mehrere Standorte in Bremen und Umgebung. Das Geschäft ist täglich: Hunderte Aufträge, Tausende Dokumente, wiederkehrende Prozesse. Das ist gleichzeitig der Raum, in dem KI konkret Mehrwert stiften kann – wenn man weiß, wie. Und genau darin lag die Herausforderung: KI war bei PTS noch ein offenes Thema, nicht strukturiert, nicht systematisch angegangen.
Die Ausgangssituation
PTS ist wie viele wachsende Mittelständler: viele Systeme, viele Prozesse. Die Frage war: Wo kann KI konkret helfen? Und wie machen wir das sicher und nachhaltig – nicht als Einzelprojekt, sondern als echtes System?
Konkret fehlte es an drei Dingen:
OrientierungWelche KI-Tools sind datenschutzsicher?
Konkrete Use Casesaus dem Tagesgeschäft. Nicht: KI im Allgemeinen, sondern: Was hilft uns wirklich?
Menschendie das Thema intern vorantreiben.
Zielbild: Informierte und sichere KI-Nutzung für alle
Der Geschäftsführung und den Mitarbeitenden Orientierung im Thema KI geben.
Gemeinsam sinnvolle Einsatzfelder identifizieren.
Eine passende, datenschutzkonforme Plattform auswählen.
Und die Nutzung über ein Ambassador-Modell nachhaltig im Unternehmen verankern – statt KI als kurzlebiges Projekt zu betreiben.
So sind wir vorgegangen
Das Vorgehen: Roadmap, Plattformentscheidung, Integration in den Teams
Die Begleitung folgte einem bewussten Top-down-Ansatz: Zuerst die Geschäftsführung – Mandat, Rahmen, Verbindlichkeit klären. Dann die Breite – Bedarfsanalyse, Plattformwahl, Befähigung.
Feb 2026 Phase 1 – Strategie & Use Cases
Feb 2026 Zweitägiger Strategie- & Use-Case-Workshop vor Ort
Grundverständnis: Zuerst haben wir gemeinsam geklärt, was KI überhaupt ist, wie man sie einsetzen kann und welche Use Cases und Möglichkeiten es gibt.
Use Cases bei PTS: Mit Design-Thinking-Methoden haben wir herausgearbeitet, wo KI bei PTS konkret helfen kann. Diese Use Cases haben wir genauer angeschaut, priorisiert und gemeinsam mit der Geschäftsführung entschieden, welche sinnvoll sind.
KI ins Unternehmen bringen: Außerdem ging es darum, wie KI generell im Unternehmen eingeführt werden kann.
Plattformanforderungen: Zusätzlich haben wir aufgenommen, was eine KI-Plattform für PTS leisten muss. Daraus ist die Shortlist für Phase 2 entstanden.
Ergebnis: Priorisierte Use Cases, klares Mandat der Geschäftsführung und Plattformanforderungen als Grundlage für die Shortlist.
Feb–April 2026 Phase 2 – Plattformwahl
3
Plattformen auf der Shortlist
Demos
und interne Evaluierung
meinGPT
Entscheidung im April
Feb–März 2026 Auswahlkriterien definiert, Shortlist von 3 Plattformen
März 2026 Plattform-Demos und interne Evaluierung
April 2026 Entscheidung für meinGPT, Vertrag & Onboarding
Ergebnis: Fundierte, datenschutzkonforme Plattformentscheidung für meinGPT.
„Die Beratung hat sehr geholfen, zu identifizieren, für welche Prozesse durch den Einsatz von KI schnell ein sichtbarer Mehrwert für das Unternehmen und die Mitarbeitenden geschaffen wird. Auch bei der Auswahl, Vorbereitung und Implementierung der Plattform wurden wir sehr unterstützt – was den Start sehr erleichtert hat.“
April–Juni 2026 Phase 3 – Ambassadors & Pilotbetrieb
7
KI-Ambassadors
Schulungen
KI-Führerschein im April
ca. 20
Pilotnutzer:innen
April 2026 Aufbau des KI-Ambassador-Teams, KI-Führerschein-Schulungen
Mai–Juni 2026 Ambassador-Follow-ups, Anwendungsfälle im Pilotbetrieb
Ergebnis: Erste Anwendungsfälle laufen im Pilotbetrieb, getragen vom Ambassador-Team.
Ergebnisse
Produktive Use Cases und geschulte Teams
Ergebnisse in Zahlen
9
Workshops
3
Geprüfte Plattformen
ca. 20
Nutzer:innen onboardet
Die produktiven Use-Case-Prototypen
Im Pilotbetrieb wurden mehrere praxisnahe Anwendungsfälle aus dem Tagesgeschäft erprobt:
Use Case 1 · Pilotbetrieb
Angebotserstellung
Unterstützung bei der Angebotserstellung – automatisiertes Ausfüllen wiederkehrender Formulare.
Use Case 2 · Pilotbetrieb
E-Mail-Assistent
Persönliche E-Mail- und Outlook-Assistenten für die tägliche Korrespondenz.
Use Case 3 · im Einsatz
Wissens-Assistent
Ein Wissens-Assistent, der auf internen Informationen aufbaut.
Ausgerichtet ist er vor allem auf das selbst gebaute CRM-Tool von PTS.
Heute im Einsatz
als interner Support-Bot
Weitere Ideen aus dem operativen Bereich, etwa rund um Material- und Ladungsplanung, wurden für künftige Sprints dokumentiert.
„Der Schritt in Richtung KI war einfacher als erwartet – weil wir wirklich optimal begleitet wurden. Ein fester Ansprechpartner für alle Fragen, ein echter Lerneffekt und obendrauf hat es noch Spaß gemacht. Was uns am meisten freut: Die Mitarbeitenden ziehen begeistert mit.“
Learnings
Orientierung schafft die richtige Basis
Mandat schafft VerbindlichkeitDer Top-down-Start mit der Geschäftsführung hat Verbindlichkeit geschaffen. Die größte Herausforderung war anschließend, im Tagesgeschäft genügend geschützte Zeit für die Ambassadors freizuhalten – ohne feste Zeitkontingente bleibt ein neues Thema schnell liegen.
Erst das Ziel, dann das ToolDie strukturierte Bedarfsanalyse half, zuerst die passenden Einsatzfelder zu klären, bevor mit Werkzeugen experimentiert wurde.
Klein anfangenReale Anwendungsfälle zeigten Stärken und Grenzen von KI. Große Vorhaben in kleinere, beherrschbare Schritte zu zerlegen, war ein wichtiger Lerneffekt.
Empfehlungen für andere KMU
- KI als Führungsthema starten und ein klares Mandat geben, bevor man in die Breite geht.
- Geschützte Zeitkontingente für die Schlüsselpersonen fest vereinbaren.
- Plattformauswahl an klaren, vorab definierten Kriterien ausrichten (EU-Hosting/DSGVO, Integrationsfähigkeit, Bedienbarkeit, Support).
- Wenige reale Anwendungsfälle konsequent verfolgen statt vieler paralleler Experimente; Ergebnisse im Team teilen.
Juni 2026 · Roadmap- & Verstetigungs-Workshop, Abschluss
Die Struktur, in der KI-Use-Cases wachsen können
Die Roadmap steht. Geplant sind drei Dinge:
RoutineEine feste Routine mit regelmäßigen Terminen.
RollenKlar verteilte Rollen: interne Koordination und Rückendeckung durch die Geschäftsführung.
RolloutSchrittweise auf weitere Nutzer:innen – Zielgröße rund 60 Personen.
Eine Case Study des KI-Transferzentrums | Aljoscha Jacobi & Jasser Saad | Juni 2026
Weiteres Praxisbeispiel
12-Wochen-Sprint · Digitalagentur · 23 Mitarbeitende
12 Wochen auf dem Weg zur AI-driven Agency
Von unstrukturierter individueller Tool-Nutzung zu 3 produktiven KI-Use-Cases – und einem Team, das KI selbst weiterentwickelt.
- 45Assistenten im Einsatz
- 4AI-Ambassadors
- 50 %weniger Zeit für Terminvorbereitung
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